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Fahreraktenmanagement

Fahrerakte erstellen

Über das Fuhrparkmanagement oder die Kachel Fahrerakte erstellen auf der Startseite können Sie eine neue Fahrerakte anlegen. Falls Sie die das Personalmanagement HR Personnel installiert haben, können Sie auswählen, ob Sie die Fahrerakte anhand einer Personalakte oder manuell erstellen möchten.

Hinweis

Sie können nur Fahrerakten aus Personalakten erstellen, wenn Sie die entsprechenden Berechtigungen für den Zugriff auf Personalakten haben. Darüber hinaus muss der entsprechende Benutzer in der Gruppe "snc.fleet.roles.ManagementPlus" hinterlegt sein, andernfalls wird diese Auswahl nicht angezeigt und automatisch übersprungen.

Wenn Sie den Fahrer aus einer Personalakte erstellen möchte, müssen Sie anschließend noch die entsprechende Akte auswählen

Im Anschluss können Sie die Fahrerakte ausfüllen. Die mit roten Sternchen markierte Felder sind Pflichtfelder. Das Geburtsdatum ist ein Pflichtfeld, da hierdurch geprüft wird, ob das Ausstellungsdatum des Führerscheins legitim ist.

Hinweis

Einige Felder wie Unternehmen oder Mandant haben Auswahlmöglichkeiten und können nicht frei gefüllt werden. Die Verwaltung dieser Auswahlmöglichkeiten erfolgt im Bereich Lokalisierte Stichwortlisten in der Admin Console.

Führerschein

Im nächsten Tab Führerschein können Daten eines etwaigen Führerscheins hinterlegt werden. Die entsprechenden Felder werden nur sichtbar, falls bei Führerschein vorhanden Ja ausgewählt wurde.

  • Ausstelldatum: Das Ausstellungsdatum des Führerscheins. Diese Angabe ist Pflicht. Das Datum darf nicht in der Zukunft liegen und muss mindestens 15 Jahre nach Geburtsdatum liegen.
  • DDR-Führerschein: Geben Sie hier an, ob es sich um einen DDR-Führerschein handelt. Das kann für rechtliche Belange relevant sein. Dieses Feld erscheint nur, falls das Ausstelldatum das Vorhandensein eines DDR-Führerscheins ermöglicht.
  • Ablaufdatum: Dieses Datum wird automatisch ausgerechnet. Es hängt davon ab, wann der Führerschein erstmal ausgestellt wurde. Weitere Informationen zu dem Thema finden Sie zum Beispiel auf der Seite der Verbraucherzentrale. Wenn ein LKW-Führerschein eingetragen wird, wird ein Gültig bis-Datum für diesen berechnet.
  • Ablauferinnerung: Hier können Sie einstellen, ob eine Erinnerung an das Ablaufdatum 6 Monate, 3 Monate oder einen Monat vorher erscheinen soll. Diese Einträge sind mittels Lokalisierte Stichwortlisten konfigurierbar (expirationreminder)
  • Führerscheinnummer: Bei Bedarf kann an dieser Stelle die Führerscheinnummer eingetragen werden.

Wenn Sie ein Ausstellungsdatum ausgewählt haben, wird nicht nur das Ablaufdatum ausgerechnet, sondern es werden auch abhängig vom Ausstellungsdatum und dem Ausstellungsort (DDR oder nicht) weitere Felder sichtbar geschaltet.

Handelt es sich um einen DDR-Führerschein, der vor 1982 ausgestellt wurde, werden die alten DDR-Führerscheinklassen angezeigt.

Bei einem DDR-Führerschein nach 1982 werden die neuen DDR-Führerscheinklassen angezeigt.

Im unteren Bereich des Formulars können noch das Datum der letzten Führerscheinkontrolle, das Datum der nächsten Kontrolle und der Zeitpunkt der Erinnerung ausgewählt werden.

Wenn eine Führerscheinkontrolle ansteht, erhält das Fuhrparkmanagement eine Aufgabe, bei der die durchgeführte Kontrolle bestätigt werden muss. Hierbei kann auch das Kontrollintervall angepasst werden.

Ansicht der Akte im Archiv

Haben Sie alles ausgefüllt, können Sie das Formular mit Fahrerakte anlegen schließen. Nun werden die Daten verarbeitet und Fleet erstellt im Archiv im Ordner Fuhrparkmanagement den Unterordner Fahrerakten. Hier werden die Fahrer nach dem Anfangsbuchstaben ihres Nachnamens sortiert hinterlegt.

Bei Erstellung einer Fahrerakte werden diese Unterordner generiert.

Fahrerakten im Archiv können farblich gekennzeichnet sein. Was das jeweils bedeutet:

  • Grün: Der Fahrer ist aktiv, hat einen kontrollierten Führerschein und es liegt kein Fahrverbot vor
  • Gelb: Wie Grün, aber die Führerscheinkontrolle ist überfällig
  • Rot: Der Fahrer hat ein Fahrverbot
Hinweis

Dem erstellten Fahrer ist in diesem Fall noch kein Fahrzeug zugewiesen worden. Das geschieht in der Fahrzeugakte, beim Erstellen der Fahrerakte (Tab Verträge) oder im Anschluss über die Funktion Zuordnung ändern

Wenn Sie dem Fahrer ein Fahrzeug zugewiesen haben, können Sie mit dem Verlinkung-Button neben den Vorschau-Tabs schnell zwischen Fahrer und Fahrzeug hin- und herspringen.