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Import von Buchungen und Stammdaten aus den DATEV-Softwarelösungen

Voraussetzungen

Die für einen Export von Buchungen aus NAV/BC notwendigen Einrichtungen im Kontenplan und den Debitoren und Kreditoren sind auch für Buchungsimporte erforderlich.

Beachten Sie beim Role Tailored Client (RTC), dass die Daten vom Anwendungsordner auf den Service Tier Server übertragen werden. Bei der Einrichtung von Systemkontingenten muss das berücksichtigt werden. Eine besondere Rolle haben auch die Konfigurationsdaten des RTC-Dienstes (NST, NAV Service Tier) in der Datei „customsettings.config".

Hinweis

Ist die Einstellung „ClientServicesMaxUploadSize" zu gering, kommt es zu der Meldung "Die gewünschte Datei ist zu groß." ohne Hinweis auf die Ursache der Meldung. Ein Importlauf bricht dabei ab.

Allgemeines

Grundlage des Imports sind, wie auch bei dem Export, die von der DATEV eG normierten ASCII-Dateien für DATEVpro-Anwendungen. Die Anwendungen der DATEV können in der Regel solche Daten exportieren. Lohnstammdaten und Lohnbewe­gungs­daten (z.B. Mitarbeiter, Arbeitszeiten) werden nicht importiert. Bewegungsdaten der Anlagenbuchhaltung sind enthalten, soweit sie sich in den Sachbuchungen darstellen.

Eine Kompatibilität zu dritten Finanzbuchhaltungssystemen mit DATEV Schnittstelle kann nicht garantiert werden.

Jeder Importlauf prüft, ob Buchungs- und Stammdaten in den Austauschdateien vorhanden sind und importiert sie gegebenenfalls in die dafür vorgesehen Tabellen.

Alle Importe erfolgen in zwei Schritten:

  1. Die aus der DATEV exportierten Daten werden in zusätzliche Tabellen von Dynamics NAV/Business Central eingelesen

  • Tabelle 5041052 SNC Datev Entry (SNC Datev Posten)
    Hier befinden sich die direkt importierten Buchungssätze. Die „Lfd. Nr." ist negativ (positive sind aus NAV oder Business Central exportierte Daten).

  • Tabelle 5041054 SNC Datev Import Master Data (SNC Datev Import Stammdaten)
    Hier befinden sich die direkt importierten Stammdaten.

  1. Von dort werden sie in Tabellen des Ursprungs übertragen.

Beide Schritte können entweder in einem oder in getrennten Abläufen erfolgen.

Buchungs- und Belegdatumskonflikt zwischen Dynamics NAV/Business Central und DATEV

Die Bedeutung des Belegdatums ist in beiden Anwendungen weitgehend identisch. Trotzdem kann bei der Zuordnung einer Buchung zu der Periode des Geschäfts-/Wirtschaftsjahres ein Konflikt auftreten. In Dynamics NAV/Business Central erfolgt diese Zuordnung über das Buchungsdatum. In DATEV-Anwendungen gibt es dafür eine zusätzliche Periodeninformation, die bei vom Belegdatum abweichender Periode gesetzt werden kann. Diese Periodeninformation ist jedoch nicht in den Austauschdaten enthalten.

Daher werden in Dynamics NAV/Business Central beim Import von Buchungen Buchungsdatum und Belegdatum gleich gesetzt. Wenn jedoch Periodenabweichungen in den von der DATEV ausgegebenen Buchungssätzen enthalten sind und diese auch in NAV/BC übernommen werden sollen, muss der Datenexport aus der DATEV heraus für jede Periode einzeln erfolgen und wiederum einzeln in NAV/BC importiert werden. Bei solchen Importen kann in der Gruppe Optionen bei „Setze Buchungsdatum aus Arbeitsdatum" bestimmt werden, dass das Buchungsdatum für NAV/BC nicht dem Belegdatum, sondern dem Arbeitsdatum entnommen wird.

Beispiel: Eine Buchung hat in der DATEV das Belegdatum 01.07., ist aber der Periode Juni (06) zugewiesen. Beim Import in NAV/BC wird das Arbeitsdatum auf den 30.06. eingestellt und der Import erfolgt mit der vorgenannten Option. Dadurch entsteht in NAV/BC eine Zeile im Buchungsblatt mit dem Belegdatum 01.07. und dem Buchungsdatum 30.06.

Import von Buchungssätzen und Stammdaten

Der Datenimport wird über die Aktion "Import starten" ausgelöst, welche in der "SIEVERS DATEV Einrichtung Karte" zu finden ist.

Daraufhin wird folgende Seite vor dem Import geöffnet, wo Sie weitere notwendige Einstellungen vornehmen.

Feldbezeichnung Beschreibung
DATEV Einrichtung Nr. Wählen Sie hier den Einrichtungssatz, mit dessen Einstellungen ein Importlauf ausgeführt werden soll.
Import Datentyp Hier wird festgelegt, ob Buchungssätze und/oder Stammdaten zu importieren sind. Sollen keine Buchungssätze in ein Buchungsblatt übertragen werden (Einstellung in den Optionen "Import Datentyp" und "Import Modus, s.u.), so sind die Filter hier unerheblich.
Import Modus Mit dieser Auswahl legen Sie fest, ob nur importiert, nur eine Übertragung in NAV/BC-Tabellen oder beides stattfinden soll.*
Lösche Importtabelle Dies bewirkt, dass die Importtabellen vor einem Import geleert werden. Bei deaktivierter Option werden die DATEV-Daten angehängt. Die Einstellung ist nur wirksam, wenn bei Importmodus ein Import eingestellt ist.
Belegnrn. anpassen Wirkt sich nur auf die Übertragung aus den zusätzlichen Tabellen in das Buchungsblatt aus (zur Funktionsweise siehe unter "Übertragung von Buchungssätzen").
Ohne USt. (EB-Werte) Diese Einstellung wirkt sich ebenfalls nur auf die Übertragung aus den zusätzlichen Tabellen in das Buchungsblatt aus. Ist die Option gesetzt, werden im Buchungsblatt keine Buchungsarten und Buchungsgruppen eingetragen. Das kann dann erforderlich sein, wenn die Eröffnungsbilanz in den DATEV-Buchungsdaten enthalten ist, deren Beträge ohne Umsatzsteuer zu buchen sind. Um die Eröffnungsbilanz-Werte von den anderen Buchungssätzen zu unterscheiden, kann der Filter in der Gruppe „DATEV Posten" verwendet werden.
Ohne Vortragskonten Diese Einstellung bewirkt, dass bei der Übertragung in das Buchungsblatt die Vortragskonten nicht berücksichtigt werden.
Setze Buchungsdatum aus Arbeitsdatum Dies ermöglicht es, anstelle des aus der DATEV stammenden Belegdatums das Arbeitsdatum aus NAV/BC als Buchungsdatum in das Buchungsblatt einzusetzen. Das Belegdatum wird dabei nicht verändert und ist maßgeblich für die Umsetzung der DATEV-Buchungsschlüssel in die NAV/BC-Buchungs­gruppen. Siehe dazu auch "Buchungs- und Belegdatumskonflikt zwischen Dynamics NAV/Business Central und DATEV".
Import Nummernserie Hier kann eine Nummernserie hinterlegt werden, die immer dann herangezogen wird, wenn eine Buchungsimportzeile aus DATEV keine Belegnummer beinhaltet.
Erzeuge Belegnr. aus Nummernserie Um Importzeilen mit leerer Belegnummer mit einer Nummer aus der im vorherigen Feld hinterlegten Nummernserie zu versorgen, muss dieses Feld aktiviert werden.
Debitor-/Kreditorbuchungen zusammenfassen Wird das Feld aktiviert, werden Debitor-/Kreditorbuchungen mit gleicher Belegnummer bei dem Import zu einer Splittbuchung zusammengefasst, um nur einen offenen Posten auf dem Debitor/Kreditor zu erzeugen.
Filter: SIEVERS DATEV Posten Bezieht sich auf die Übertragung von Buchungssätzen aus der zusätzlichen Tabelle "SNC DATEV Posten" ein Buchblatt. Es kann ein Filter verwendet werden, um importierte Buchungssätze einzugrenzen oder auszuschließen. Die Lfd. Nr. der Tabelle „SNC DATEV Posten" enthält für Importe von Buchungssätzen negative Ganzzahlen (positive Ganzzahlen sind für Exporte reserviert). Weitere Filter können hinzugefügt werden.

::: Hinweis: Zur Beachtung bei EB-Werten: einem Vortrag der EB auf die Konten für Debitoren/Kreditoren (z,B. 9008, 9009) können ein oder mehrere Sachbuchungen folgen, die den Vortrag auf den Debitor/Kreditor einem Erlös-, Aufwands- oder Steuerkonto zuordnen. Diese Buchungen enthalten kein Vortragskonto des Bereichs 90xx und müssen anders gefiltert werden. Es kommt vor, dass in dem Feld „EU VAT %" der Importtabelle ein Kennzeichen gesetzt ist. :::

Der Import in die Zusatztabelle umfasst hinsichtlich der Buchungen sämtliche aus der DATEV exportierte Buchungen. Darin eingeschlossen sind auch eventuelle Buchungen auf die Vortragskonten 90xx der DATEV und die von der DATEV zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres erstellte Eröffnungsbilanz. Achten Sie darauf, dass Sie den wiederholten Import von Eröffnungsbilanzwerten vermeiden, da in Dynamics NAV/Business Central die Kontensalden aus der Summe der Sachposten zu einem Konto errechnet werden.

Die Schaltfläche OK startet den Import, prüft die Vollständigkeit der Einrichtung und auf leert auf Nachfrage den Inhalt des Buchungsblatts, in das eingelesen werden soll.

Damit erfolgt die Übertragung der DATEV-Daten in die zusätzlichen NAV/BC-Tabellen "SNC DATEV Entry (SNC DATEV Posten)" und/oder "SNC Datev Import Master Data (SNC DATEV Import Stammdaten)". Darin enthaltene Daten aus einem vorherigen Import werden gelöscht, wenn die Option Lösche Importtabelle aktiviert ist. Daten aus einem Export bleiben erhalten. Während dieses Vorgangs findet die Erkennung der Konto- bzw. Gegenkontoart statt (Debitor, Kreditor, Geldkonto). Die verwendeten Kontonummern sind die der DATEV.

Die Formulare "SNC Datev Import Entry List (SIEVERS DATEV Importposten Übersicht)" und "SNC Datev Import Master Data (SIEVERS DATEV Import Stammdaten Übersicht)" zeigen die von der DATEV eingelesenen Buchungssätze und Stammdaten in den Direktimporttabellen.

Je nach gewähltem "Import Modus" wird die Funktion "Übertrage in Business Central-Tabellen" automatsich mit ausgeführt oder erfolgt manuell im nächsten Schritt über die "SIEVERS DATEV Einrichtung Karte" oder über die "SIEVERS DATEV Importposten Übersicht".

Bei dem Stammdatenimport erhalten Sie auch mit der Einstellung "Übertrage in Business Central-Tabellen" eine weitere Abfrage, wie mit den importierten Stammdaten verfahren werden soll. Es erfolgt keine automatische Übertragung in den Ursprung.

Achtung

Ab DATEV-Schnittstellenversion 700 werden die Buchungsdaten aus der DATEV Software immer mit dem Festschreibungskennzeichen 1 übertragen und somit direkt gebucht. Dies erfolgt unabhängig von dem gewählten "Import Modus".

Die Dateien der DATEV können beliebig oft in die zusätzlichen Importtabellen und/oder ein Dynamics NAV/Business Central Buchblatt bzw. die Stammdatentabellen des Ursprungs neu eingelesen bzw. angehängt werden.

Achtung

Bei dem Import gibt es keine Prüfung, ob ein Buchungsstapel bereits importiert/gebucht wurde.

Abbruch des Importlaufs

Bricht der Importvorgang während einer Übertragung der Daten aus den zusätzlichen Tabellen in das Buchungsblatt bzw. die Stammdatentabellen ab, so enthalten die zusätzlichen Tabellen weiterhin die von der DATEV übertragenen Daten. An diesen Daten kann geprüft werden, welche weiteren Einrichtungen in Dynamics NAV/Business Central erfolgen müssen, um die Übertragung in ein Buchungsblatt oder die Stammdaten ohne Abbruch auszuführen. Die Abbruchmeldung von NAV/BC gibt dazu nähere Informationen.

Ab Business Central 14 wurde der Buchungstext auf 100 mögliche Stellen erweitert, aber die DATEV-Software akzeptiert weiterhin nur 60 Zeichen. Vor einer Buchung kommt es daher zu einer Prüfung der Länge der Buchungsbeschreibung. Ist diese zu lang, wird der Import abgebrochen. Dies kann passieren, wenn der Import aus einem anderen System als DATEV erfolgt. Diesen Fehler können Sie vermeiden, indem Sie in der "SIEVERS DATEV Einrichtung Karte" im Bereich "Allgemein" die Option "Buchungsbeschreibung mit mehr als 60 Zeichen kürzen" aktivieren.

SIEVERS DATEV Importposten Übersicht

Die "SIEVERS DATEV Importposten Übersicht" kann über die "SIEVERS DATEV Einrichtung Karte" oder über die Suche in Business Central aufgerufen werden.

Die Tabelle beinhaltet die (zuletzt) importierten Buchungen. Das folgende Bild zeigt die zusätzlichen Tabelle mit reimportierten Buchungssätzen aus dem CRONUS-Mandanten.

Die Aktion "Übertrage Posten in Fibu Buchblatt" ist nur relevant, wenn Buchungen ohne Festschreibungskennzeichen oder mit der Option "Festschreibungskennzeichen ignorieren (Import) importiert werden.

Die Aktion "Buch.-Blatt" ruft das für den Import genutzte Buchungsblatt auf.

Übertragung von Buchungssätzen (automatisch oder manuell)

Zuweisung von Kontonummern der DATEV

Die Kontonummern der DATEV werden unter Berücksichtigung der bei Sachkonten, Debitoren und Kreditoren hinterlegten "DATEV Kontonr." in die von Dynamics NAV/Business Central verwendeten Konten umgesetzt. Dabei wird auch die "Kontoart" bzw. "Gegenkontoart" eingesetzt.

  • Sind in NAV/BC mehrere Konten mit derselben "DATEV Kontonr." gekennzeichnet, wird immer das erste auffindbare Konto verwendet. Es ist nicht möglich, die Buchungen eines DATEV-Kontos auf unterschiedliche Konten in NAV/BC zu verteilen.
  • Ist ein Sachkonto im Kontenplan als "Geldkonto" gekennzeichnet, wird bei entsprechend erfolgreicher Prüfung die Kontoart "Bankkonto" mit der Bankkontonr. aus NAV/BC verwendet.
  • Ist das Bankkonto gesperrt oder für eine andere Währung als in dem Buchungssatz aus der DATEV bestimmt, wird das Sachkonto verwendet.

Debitor- und Kreditorkonten

Konten mit der Kontoart Debitor oder Kreditor werden grundsätzlich in die Spalte "Konto" übertragen, auch wenn die DATEV sie als "Gegenkonto" geführt hat. Entsprechend werden "Geldkonten" in die Spalte "Gegenkonto" übertragen. Die dabei erforderliche Vorzeichenumkehr des Betrags wird vorgenommen. Ist bei einem Debitor ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, erfolgt im NAV/BC Ursprung bei der Übertragung in ein Buchungsblatt eine Abfrage, ob dieser abweichende Rechnungsempfänger verwendet werden soll. Verneinen Sie diese Frage, werden die Daten nicht in das Buchungsblatt übertragen.

Vorgehen bei fehlendem Konto in Business Central

Kann in Dynamics NAV/Business Central kein der DATEV-Angabe entsprechendes Konto gefunden werden, wird die von der DATEV verwendete Kontonr. ohne weitere Prüfung eingesetzt. Zeilen dieser Art können erst nach manueller Korrektur gebucht werden. Dazu müssen Sie ab der DATEV-Schnittstellenversion 510 nach Abbruch des Imports das entsprechende Konto anlegen und den Import erneut durchführen.

Automatikkonten

Alle im Kontenplan mit der Kontoart "Automatikkonto" gekennzeichneten Konten sollten folgende Daten enthalten, um den in der Automatikfunktion der DATEV festgelegten Buchungsvorgang für Umsatzsteuer korrekt abzubilden:

  • Buchungsart
  • Buchungsgruppen (insbesondere MwSt.-Buchungsgruppen)

Ist dort nichts hinterlegt - weder Buchungsgruppen noch Automatikkonto - erfolgen keine Eintragungen in die Buchungsblattzeile. Da die DATEV bei Konten mit Automatikfunktion keine Steuerschlüssel überträgt, ist es nicht ausreichend, nur die Tabellen der "SIEVERS DATEV Import Buchungsschlüssel" je nach gewählter Einrichtung zu versorgen.

Trotzdem sollten Sie sicherstellen, dass die Tabelle "SIEVERS DATEV Import Buchungsschlüssel" korrekt eingerichtet ist. Bei dem Import der DATEV-Daten wird geprüft, ob der Buchungssatz der DATEV einen solchen Buchungsschlüssel enthält. Falls ja, wird dieser entsprechend der oben genannten Tabelle in die Buchungsgruppen von NAV/BC umgesetzt und in die Buchungsblattzeile eingetragen. Damit wird auch eine eventuelle vorherige Eintragung aus dem NAV/BC Kontenplan überschrieben.

Bei Sachbuchungen, die von der DATEV mit einem Steuerschlüssel übergeben wurden, werden Buchungsart und -gruppen primär am Gegenkonto eingetragen. Sollte das nicht möglich sein, da es sich bei dem Gegenkonto um ein Debitor-, Kreditor- oder Geldkonto handelt, werden Buchungsart und -gruppen am Konto eingetragen.

Ferner ist für die Übernahme von Buchungsart und -gruppen die Einstellung am Fibu-Buch.-Blattnamen zu "MwSt.Einr. in Bu.Bl.Zeile kop." zu beachten. Ist diese Einstellung deaktiviert, werden weder Buchungsart noch Buchungsgruppen herangezogen.

Währungscodes

Diese werden in den Buchungsblattzeilen nach folgendem Schema hinterlegt:

| | Währungscode
im Buch.-Blatt | Währungsfaktor
im Buch.-Blatt | | :--------------------------------------------------------------------------------- | :-----------------------: | ----------------------------------------------------: | | DATEV Whrg. z.B. EUR = NAV/BC MW EUR | Leer | 0 | | DATEV Whrg. z.B. USD <> NAV/BC MW EUR DATEV Whrg. z.B. USD DATEV MW = DATEV Whrg. | DATEV Whrg. USD | Aus den NAV/BC Währungstabellen für die DATEV Whrg. | | DATEV Whrg. z.B. USD <> NAV/BC MW EUR DATEV MW. z.B. EUR = NAV/BC MW EUR | DATEV Whrg. USD | Wie in der DATEV mitgegeben | | DATEV Whrg. z.B. GBP <> NAV/BC MW EUR DATEV MW z.B. USD <> NAV/BC MW EUR | DATEV Whrg. GBP | AUs den NAV/BC Währungstabellen für die DATEV Whrg. | NAV/BC MW: Mandantenwährung in NAV/Business Central, DATEV MW: Mandantenwährung in der DATEV-Software, DATEV Whrg.: im Buchungssatz von der DATEV verwendete Währung

Hinweis

Ist ein im Buchungssatz der DATEV verwendeter Währungscode nicht in der Währungstabelle von Dynamics NAV/Business Central eingetragen oder kein Wechselkurs hinterlegt, wenn er nach vorstehender Tabelle von Dynamics NAV/Business Central berechnet werden müsste, wird die Übertragung in das Buchungsblatt abgebrochen.

Belegart, Belegnr. und Beschreibung

Die "Belegart" der Buchungsblattzeilen ergibt sich jeweils aus dem Zusammenhang von Kontoart und Gegenkontoart (Sachkonto, Personenkonto, Geldkonto) und dem Vorzeichen des Betrags.

"Belegnr". und "Beschreibung" werden wie in der DATEV verwendet übernommen. Ebenso wird die Belegnr. als "Externe Belegnr". eingetragen, wenn in Dynamics NAV/Business Central eine Externe Belegnr. zwingend notwendig ist (Einrichtung in Verkauf und Einkauf).

Belegnr. Prüfung

Die Belegnr. wird während der Übertragung nicht darauf geprüft, ob sie bereits in den Sachposten oder Buchungsblättern vorhanden ist.

Ebenso kann innerhalb eines Imports die Belegnr. in den von der DATEV überstellten Buchungen wiederholt auftreten oder ganz fehlen. Diese Fälle können Sie über die Funktion "Testbericht" oder die "Buchungsvorschau" im Buch. Blatt ermitteln. Hierzu ist es notwendig, die Option Festschreibung ignorieren (Import) zu aktivieren.
Soll die Belegnr. im Buchungsblatt eindeutig in Bezug auf vorhandene Sachposten und dem Vorkommen in Buchungsblättern sein, kann beim Aufruf des Imports die Option "Belegnrn. anpassen" gewählt werden.

Funktionsweise der Belegnummern-Anpassung:

Mehrfach auftretende Belegnummern mit den Belegarten Rechnung oder Gutschrift und der Kontoart Debitor oder Kreditor werden durch das Suffix "-IMPxxxx" ergänzt, wobei unter xxxx eine mit 0001 beginnende fortlaufende Nummer zu verstehen ist. Die Prüfung erfolgt über die Sachposten, nicht direkt über die Debitoren-/Kreditorenposten.

Die Prüfung erfolgt in folgender Reihenfolge:

  1. Prüfung gegen Sachposten: Existiert die Belegnr. bereits in den gebuchten Sachposten?

    • Falls ja: Suffix "-IMPxxxx" wird angehängt

  2. Prüfung auf mehrfaches Vorkommen im Buchblatt: Kommt die Belegnr. mehrfach im aktuellen Import-Buchblatt vor?

    • Falls ja: Alle Zeilen mit dieser Belegnr. erhalten das Suffix "-IMPxxxx" (auch die erste Zeile)

  3. Prüfung der externen Belegnummer: Existiert bereits ein Sachposten mit derselben externen Belegnummer?

    • Diese Prüfung erfolgt nur, wenn die Belegnr. nicht bereits in Schritt 1 angepasst wurde

Es ist nicht möglich, in jedem Fall eine Eindeutigkeit der Belegnr. zu erreichen, da z.B. während des Imports oder der Prüfung des Buchungsblatts Buchungen erfolgen oder in anderen Buchungsblättern Buchungen erfasst werden können. :::

Skontobetrag

Ist in dem Buchungssatz aus der DATEV ein Skontobetrag enthalten, wird eine zusätzliche Buchungsblattzeile für die Skontobuchung eingefügt. Als Gegenkonto wird, in Abhängigkeit von der Einstellung zu "Skonto berichtigen" in der "Finanzbuchhaltung Einrichtung", das Skontokonto aus der Buchungsmatrix Einrichtung oder das in der Debitoren- bzw. Kreditorenbuchungsgruppe hinterlegte Skontokonto herangezogen. Falls in dem Buchungssatz ein Buchungsschlüssel übergeben wurde, wird die "Buchungsmatrix Einrichtung" über die Tabelle "SIEVERS DATEV Import Buchungsschlüssel" ermittelt. Ansonsten wird das Skontokonto aus der ersten Buchungsmatrix Einrichtung genommen, die zu der Geschäftsbuchungsgruppe des Debitors/Kreditors eingerichtet ist. Kann kein hinterlegtes Skontokonto ermittelt werden, bleibt das Gegenkonto leer und muss manuell nachgetragen werden. Der Belegnr. dieser Buchung wird "-SKTO" angehängt.

Verrechnungskonto

Buchungssätze, in denen sowohl Konto als auch Gegenkonto ein Personenkonto enthalten, werden in zwei Buchungsblattzeilen aufgeteilt. Dabei wird das in der DATEV Einrichtung in der Gruppe Import hinterlegte "Verrechnungskonto" verwendet.

Umsatzsteuer im Einkauf / Vorsteuer im Verkauf

Enthält der Import eine debitorische Buchung mit einem Buchungsschlüssel, für den in der Tabelle "SIEVERS DATEV Import Buchungsschlüssel" die Buchungsart "Einkauf" festgelegt wurde, kann diese Kombination im BC Standard nicht gebucht werden. Ebenso, wenn der Import eine debitorische Buchung mit einem "Automatikkonto" beinhaltet und an dem Sachkonto in NAV/BC die Buchungsart "Einkauf" hinterlegt ist. Gleiches gilt für den Import einer kreditorischen Buchung i.V.m. der Buchungsart "Verkauf".

Damit der Import bei der direkten Verarbeitung durch das Festschreibungskennzeichen nicht auf einen Fehler läuft, wird ein solcher Buchungssatz in zwei Buchungssätze aufgeteilt.

  • Das Personenkonto erhält als Gegenkonto das Konto aus dem Feld "Verrechnungs Kontonr." des "Registers Import der "SIEVERS DATEV Einrichtung Karte", Buchungsgruppen und Buchungsart werden entfernt, die Belegart wird beibehalten und die Dimensionen werden entfernt. Damit entsteht der offene Posten auf dem Personenkonto.

  • Der zusätzliche Buchungssatz erhält als Konto ebenfalls das Verrechnungskonto und als Gegenkonto das ursprüngliche Gegenkonto der Buchung mit Buchungsart und -gruppen. Die Belegart wird in diesem Buchungssatz entfernt, die Dimensionen werden beibehalten.

Mit diesem Verfahren ist gewährleistet, dass bei solchen Buchungen sowohl das Personenkonto als auch der steuerliche Zusammenhang erhalten bleiben.

Werden solche Buchungssätze beim Import identifiziert und es ist keine "Verrechnungs Kontonr." im "Register Import" der "SIEVERS DATEV Einrichtung Karte" hinterlegt, erhalten Sie eine Fehlermeldung.

Dimensionen

Die in ein Buchungsblatt aus den Importdaten übertragenen Dimensionswerte werden vor dem Buchen geprüft. Das ist erforderlich, da die Schnittstelle die Dimensionswerte aus der DATEV der Vollständigkeit wegen ungeprüft in das Buchungsblatt einträgt.

Wenn die Dimensionswerte der importierten Datei und des Sachkontos unterschiedlich sind, werden immer die Werte aus der Datei übernommen.

Offene Posten

Die Struktur der DATEV-Dateien enthält keine für NAV/BC verwertbare Kennzeichnung, ob ein importierter Posten offen/geschlossen ist oder mit welchen Posten er geschlossen werden soll/wurde. Darum führen Buchungen der DATEV auf ein Personenkonto beim Import in Dynamics NAV/Business Central zunächst immer zu einem offenen Debitoren- bzw. Kreditorenposten.

Sofern die OP-Verwaltung mit Zahlungsverkehr und Mahnwesen in der DATEV-Software geführt wird, ist ein OP-Ausgleich in NAV/BC zweitrangig, zumal das Kreditlimit eines Debitors in NAV/BC über den Saldo berechnet wird. Findet die OP-Verwaltung in NAV/BC statt, sind Buchungssätze mit OPs aus der DATEV die Ausnahme.

Damit verbleibt im Wesentlichen der Fall einer kompletten Datenübernahme aus der DATEV-Software bei einer Einführung von NAV/BC. Hierzu enthält die Schnittstelle den Bericht 5041055 SIEVERS DATEV Autom. Ausgleich Offener Posten („Autom. Apply Of Open Entries)", der auch im Menü der DATEV Schnittstelle enthalten ist. Den Bericht müssen Sie manuell starten.

Der Ausgleich erfolgt nach gewählter Ausgleichsmethode in der Reihenfolge der lfd. Nr.

  • nach Belegnr. und im absoluten Betrag gleiche OPs desselben Personenkontos miteinander ausgeglichen werden,
  • nach absolut betragsgleichen oder in der Belegnr. identischen Posten,
  • über alle offenen Posten in der Reihenfolge ihrer lfd. Nr. (letzteres entspricht der Ausgleichsmethode „Saldomethode").

Als Belegnr. wird sowohl die Belegnr. als auch die externe Belegnr. verstanden. Wenn vor der Buchung von Importdaten die Belegnr./Ext. Belegnr. durch von der Schnittstelle angehängtes „-SKTO" oder „-IMPxxxx" eindeutig gemacht wurde, erfolgt der Abgleich nur auf den Teil vor dem Bindestrich.
Da dieser Bericht grundsätzlich alle OPs einbeziehen kann, kann er auf importierte OPs beschränkt werden, d.h. Ausgleiche erfolgen nur, wenn einer der beiden miteinander auszugleichenden Posten importiert wurde, exakt: als importiert gekennzeichnet ist. Dazu muss das entsprechende Feld vor dem Ausführen des Reports aktiviert werden.

Hinweis

Die Annullierung eines Imports hebt die Kennzeichnung eines Postens als importiert auf.

Bei den Ausgleichen werden nur solche Skontoabzüge bzw. Zahlungs- oder Skontotoleranzen berücksichtigt, die auch in den von der DATEV importierten Daten enthalten sind. Die Ausgleiche können auch wieder aufgehoben werden.

Achtung

Wird diese Funktion ohne gesetzte Filter ausgeführt, erfolgt ein Ausgleich aller offenen Posten wie vorstehend beschrieben, unabhängig davon, ob die offenen Posten importiert oder direkt in Dynamics NAV/Business Central gebucht wurden.

Einsehen von importierten Sachposten

In der Liste SIEVERS DATEV Abrechnungen können Sie die importierten Sachposten einsehen und überprüfen.

Über "Navigieren" werden Ihnen, wie im NAV- und BC-Standard, alle zugehörigen Posten zu der markierten Zeile angezeigt.

Annullierung von gebuchten Importen

Die Annullierung eines Imports erfolgt, wie bei den Exporten, über die SIEVERS DATEV Abrechnungen.

Die Annullierung bewirkt lediglich, dass in den Sachposten das Kennzeichen zurückgesetzt wird, das diese Buchungen als importiert markiert hatte. Dadurch werden sie, obwohl importiert, für einen Export zugänglich. Die Buchungen selbst werden dadurch nicht storniert.

Erfolgt die Annullierung bevor das Buchungsblatt des Imports gebucht wurde, wird es geleert.

SIEVERS DATEV Importierte Stammdaten Übersicht

Übertragung von Stammdaten

Die manuelle Übertragung der Stammdaten aus der Zusatztabelle "DATEV Import Stammdaten" in die Tabellen des Ursprungs von Dynamics NAV/Business Central erfolgt über den Menüpunkt "DATEV Stammdaten übertragen" (Report 5041054). Prüfen Sie jedoch zuvor, ob die darin enthaltenen Zuordnungen den individuellen Erfordernissen entsprechen - insbesondere bei den Buchungsgruppen.

Eine automatische Ausführung dieses Berichts erfolgt, wenn beim Start des Imports die Option "Importieren + Übertrage in Ursprung" oder "Übertrage in Ursprung" gesetzt wurde.

Struktur der Tabelle "SNC DATEV Import Stammdaten"

  • Lfd. Nr.: Primärschlüssel, wird beim Import fortlaufend gesetzt.
  • Art: Sachkonto-, Debitoren- oder Kreditorenstamm
  • Business Central Kontonr.: Die Dynamics NAV/Business Central Sachkonto-, Debitoren- oder Kreditoren-Nr., soweit sie über die Spalte "DATEV Kontonr." im Ursprung zugeordnet werden kann.

Die übrigen Spalten sind selbsterklärend. Die USt.-ID ist von der DATEV aufgeteilt in "EU Land" und "EU Ust. ID" und wird von dem Bericht als Ganzes behandelt.

Der Bericht 5041054 "DATEV Master Data Transfer"* überträgt folgende Daten in die Tabellen des Ursprungs:

Tabelle Daten
Sachkonto Sachontonr.
Beschreibung des Sachkontos
Debitor Debitornr. und ggfs. BC Debitornr.
Name und ggf. Vorname oder Firmenname
PLZ
Ort
Adresse
Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsformel
Skonto %
Kredit Limit in MW
Debitor Bankname (bis zu 10)
Debitor Bankkontonr. (bis zu 10)
Debitor Bankleitzahl (bis zu 10)
Debitor Bank Länder-/Regionscode (bis zu 10)
Debitor Bank SWIFT (bis zu 10)
Debitor Bank IBAN (bis zu 10)
Name 2
Ust.-ID Nr.
Adresse 2
Länder Regionscode
Sprachcode
Telefonnr.
Faxnr.
E-Mail
Kontakt
Suchbegriff
Home Page
Mandatsreferenzen
Steuernummer (ab BC 21)
Kreditor Kreditornr. und ggfls. BC Kreditornr.
Name und ggf. Vorname oder Firmenname
PLZ
Ort
Adresse
Zahlungsbedingungen
Fälligkeitsformel und Skonto %
Falligkeitsformel für Zahlung ohne Skonto
Kreditor Bankname (bis zu 10)
Kreditor Bankkontonr. (bis zu 10)
Kreditor Bankleitzahl (bis zu 10)
Kreditor Bank Länder-/Regionscode (bis zu 10)
Kreditor Bank SWIFT (bis zu 19)
Kreditor Bank IBAN (bis zu 10)
Name 2
Ust.-ID Nr.
Adresse 2
Länder-/Regionscode
Sprachcode
Telefonnr.
Faxnr.
E-Mail
Kontakt
Suchbegriff
Home Page
Steuernummer (ab BC 21)

Die folgenden Bilder zeigen die Darstellung der zusätzlichen Tabelle "SIEVERS DATEV Import Stammdaten Übersicht" mit reimportierten Stammdaten aus dem CRONUS-Mandanten.

Sachkontenbeschriftungen

Debitoren-/Kreditorenstammdaten

Grundsätzliches zur Vorgehensweise bei kompletten Datenübernahmen

Vor einer kompletten Datenübernahme sollte ein konkreter Vorgehensplan erstellt werden, der sich an der nachstehenden Darstellung orientieren kann.

  1. Einrichtung eines Mandanten in Dynamics NAV/Business Central.

  2. Einrichtung der "Allgemeinen Buchungsmatrix" und der "MWSt.-Buchungsmatrix".

  3. Import der Sachkonten, Debitoren- und Kreditorenstammdaten und deren Vervollständigung (Buchungsarten, Buchungsgruppen, Debitoren-/Kreditoren­stamm­daten, Bankkontodaten usw.) in ein oder zwei Schritten. Ergänzung der Stammdaten.

  4. Zuordnung der "Buchungsart", der "Allgemeinen Buchungsgruppen" und der "MWSt.-Buchungsgruppen" zu den "SIEVERS DATEV Import Buchungsschlüsseln" (Mapping).

  5. Prüfen Sie, ob an den in den im Buchblatt enthaltenen Sachkonten die Einstellung "Direkt" aktiviert ist. Verwenden Sie ggf. die Konfigurationspakete aus dem NAV/Business Central Standard, um die Einstellung temporär anzupassen.

  6. Sofern in Dynamics NAV/Business Central Vorgabedimensionen eingerichtet wurden und diese nicht in den Daten aus der DATEV enthalten sind, kann es erforderlich sein, die Vorgabedimensionen in Dynamics NAV/Business Central zu leeren. Verwenden Sie auch hier ggf. die Konfigurationspakete zur temporären Anpassung der Vorgabedimensionen, sofern diese für die initiale Datenübernahme irrelevant sind.

  7. Import von Buchungssätzen in ein oder zwei Schritten. Es sollte darauf geachtet werden, dass nur für das früheste Geschäftsjahr die Werte der DATEV-Eröffnungsbilanz in ein Buchungsblatt übertragen werden. Enthalten die DATEV-Daten die EB-Werte in jedem Geschäftsjahr, so sollten sie nach der Übertragung in ein Buchungsblatt dort wieder entfernt werden (bis auf das erste Geschäftsjahr). Daher sollten Buchungssätze geschäftsjahresweise importiert und gebucht werden.

  8. Vor dem Buchen mit dem "Testbericht" und/oder der "Buchungsvorschau" in Business Central das Buchblatt auf Stimmigkeit prüfen.

Meldungen der DATEV-Software beim Datenimport

Der eingegebene Umsatzsteuerschlüssel ist mit den Zusatzfunktionen der beiden Konten nicht verträglich.

Bedeutung:
Konto oder Gegenkonto des Buchungssatzes sind in Dynamics NAV/Business Central nicht als "Automatikkonto" gekennzeichnet, in der DATEV-Software aber mit Zusatzfunktionen versehen (Automatik), die einen Steuerschlüssel nicht erlauben. In Dynamics NAV/Business Central ist die Buchung mit Umsatzsteuer erfolgt und wird der DATEV mit einem Steuerschlüssel übertragen. Der Buchungssatz muss manuell vom DATEV-Dienstleister korrigiert werden.

Abhilfe:
Das betroffene Konto im NAV/BC Kontenplan unter "DATEV Kontoart" als "Automatikkonto" kennzeichnen, den Exportlauf annullieren und wiederholen.

Der eingegebene Umsatzsteuerschlüssel ist in diesem Kontext nicht erlaubt.

In der Regel dieselbe Ursache wie vorstehend. Eine weitere Möglichkeit besteht darin, dass in NAV/BC z.B. Erwerbssteuer auf Konten gebucht wurde, die in der DATEV für inländische Umsatzsteuer vorgesehen sind bzw. umgekehrt.

Das eingegebene Konto ist ein Umsatzsteuersammelkonto.

Bedeutung:
Es handelt sich um keinen Importfehler, sondern um einen Warnhinweis. Bei einem Export von Nettobeträgen wird auf die Umsatzsteuerkonten direkt gebucht. Die Warnung bezieht sich darauf, dass die Steuerbeträge dieser Buchung nicht in das Umsatzsteuer-Modul der DATEV-Software einfließen.

Die Eingabe des EU-Landes ist erforderlich.

Die EU-Funktion des eingegebenen Kontos ist nicht verträglich.

Bedeutung:
In Dynamics NAV/Business Central wurde auf ein Konto gebucht, das in der DATEV eine Automatikfunktion für Erwerbssteuer hat oder ein Umsatz-/Vorsteuerkonto für Erwerbssteuer ist. An dem als Gegenkonto übermittelten Debitor oder Kreditor ist keine MwSt.-ID-Nr. hinterlegt.

Abhilfe:
Der Buchungssatz muss manuell vom DATEV-Dienstleister korrigiert werden. Eine weitere Ursache kann in den Optionen der DATEV Einrichtung liegen, wenn dort in der Gruppe Export "Verw. Saldenverrechnungskonto" oder "Verhindere Belegaufteilung" gesetzt sind (näheres in der Beschreibung dieser Optionen).

Konto und Gegenkonto sind gleich.

Bedeutung:
Es handelt sich um keinen Importfehler, sondern um einen Warnhinweis. Der DATEV-Dienstleister hat die Möglichkeit, die Ausgabe dieses Hinweises zu unterdrücken. Der Buchungssatz kann in der DATEV-Software verarbeitet werden.

Das eingegebene Fälligkeitsdatum im Feld Belegfeld2 liegt vor dem eingegebenen Datum.

Bedeutung:
Der Beleg enthält ein Fälligkeitsdatum, das vor dem in Dynamics NAV/Business Central erfassten Buchungsdatum liegt.

Abhilfe:
Wenn vor einem Exportlauf die Option „korrigiert" unter „Setze Fälligkeitsdatum" in den Einrichtungsdaten gesetzt wird, tritt das nicht mehr auf.

Der Buchungsschlüssel "Aufhebung der Automatik" ist nicht erlaubt.

Bedeutung und Abhilfe: die Software des DATEV-Dienstleisters ist entsprechend konfiguriert. Das kann von diesem aufgehoben werden.

Bei deutschen Banken muss die Bankleitzahl 8-stellig sein und darf nicht mit 0 oder 9 beginnen; die Kontonummer darf nicht mehr als 10 Stellen aufweisen.

Bedeutung:
Fehler bei den bei Debitoren bzw. Kreditoren hinterlegten Bankverbindungen.

Abhilfe:
Prüfen Sie die bei Debitoren bzw. Kreditoren hinterlegten Bankverbindungen insbesondere auf Leerzeichen oder Datensätze ohne Inhalt. Falls sie das Problem trotzdem nicht lösen können, besteht zusätzlich die Möglichkeit, in der Stammdatenkarte im Register "SIEVERS DATEV" oder über den "Sievers DATEV Debitoren Einrichungsassistent" die Option "Bankverb. nicht exportieren" zu setzen.