Table of Contents

Export

In diesem Abschnitt wird der gesamte Datenaustausch, im Folgenden als Export bezeichnet, von Business Central (BC) in Richtung Candis detailliert beschrieben.

Die Übermittlung der Stammdaten an das Candis Portal ist für die Vorkontierung im Candis-Portal unerlässlich. Zudem wird der Bezug zu den im OCR-Verfahren erfassten Eingangsrechnungen hergestellt, um eine effiziente Weiterverarbeitung zu gewährleisten.

In Business Central neu angelegte Stammdaten werden im Rahmen einer Erstübertragung an das Candis-Portal übermittelt. Nachträgliche Änderungen an schnittstellenrelevanten Feldern des Kreditors führen zu einer Aktualisierung der Daten im Candis-Portal. Änderungen an Feldern, die für Candis nicht relevant sind, werden hingegen nicht übertragen.

Transfertabellen

Die Schnittstellenlogik nutzt Transfertabellen, um die an das Candis-Portal zu übermittelnden Informationen zwischenzuspeichern und zu verwalten.

Im Abschnitt Funktionsweise und Nutzen wird detailliert erläutert, was Transfertabellen sind und welchen Nutzen sie bieten. Der Abschnitt Navigation und Bedienbarkeit beschreibt die verfügbaren Aktionen und Navigationsmöglichkeiten im Zusammenhang mit den Transfertabellen.

Funktionsweise und Nutzen

Transfertabellen, auch als Puffertabellen bezeichnet, dienen der Erfassung und Verwaltung aller für das Candis-Portal relevanten Änderungen. Sämtliche vom Anwender im System vorgenommenen Anpassungen, die an das Candis Portal gemeldet werden müssen, werden zunächst in diesen Tabellen zwischengespeichert. Ändern sie beispielsweise die IBAN eines Kreditors, so wird im Hintergrund ein Eintrag in der Transfertabelle des Kreditors hinterlegt, mit dem diese Änderung an das Candis Portal gemeldet wird. Die Übertragung der Daten in diesen Tabellen erfolgt entweder automatisch über eine Aufgabenwarteschlange oder manuell durch den Anwender.

Fehlermeldungen, die während der Übertragung auftreten, werden transparent angezeigt und können direkt bearbeitet werden. Der Einsatz von Transfertabellen stellt sicher, dass Anwender bei der täglichen Stammdatenpflege nicht durch Candis-spezifische Anforderungen unterbrochen oder beeinträchtigt werden. Potenzielle Candis-spezifische Probleme werden zentral in den Transfertabellen erfasst und können gezielt dort behoben werden.

Für den Export stehen insgesamt fünf Transfertabellen zur Verfügung, jeweils für eine der zu übertragenden Stammdatenkategorien:

  • Candis Kreditorenaktualisierungen
  • Candis Zahlungsbedingungsaktualisierungen
  • Candis Sachkontoaktualisierungen
  • Candis-Dimensionenaktualisierungen
  • Candis MwSt.-Buchungsmatrixaktualisierungen

Diese Tabellen sind über die globale Suche auffindbar. Alle fünf Transfertabellen folgen demselben Schema und bieten identische Funktionen. Welche Funktionen das sind erfahren Sie in dem Abschnitt Navigation und Bedienbarkeit.

Grundprinzipien der Aktualisierungen

In diesem Abschnitt werden die grundlegenden Prinzipien der Stammdatenaktualisierung im Candis-Portal basierend auf Änderungen in Business Central erläutert. Diese Prinzipien gelten einheitlich für alle Stammdaten, die über die Transfertabellen übertragen werden.

  • Neue Stammdaten: Wird eine neue Stammdate in Business Central angelegt, wird automatisch ein Eintrag auf der zugehörigen Transfertabellen Seite erstellt, der anzeigt, dass dieser Stammdatensatz an das Candis-Portal übermittelt werden muss.
  • Geänderte Stammdaten: Änderungen an schnittstellenrelevanten Feldern eines bereits übertragenen Stammdatensatzes erzeugen ebenfalls einen Eintrag, der darauf hinweist, dass eine Aktualisierung an das Candis Portal gemeldet werden muss.
  • Ein Datensatz pro Stammdatensatz: Pro Stammdatensatz gibt es stets nur einen Eintrag in der Liste. Werden mehrere Änderungen an schnittstellenrelevanten Feldern vorgenommen, werden diese gesammelt und in einer einzigen Übertragung aktualisiert.
  • Übertragung aller relevanten Felder: Bei einer ausgelösten Übertragung werden alle schnittstellenrelevanten Felder des Stammdatensatzes übertragen, unabhängig davon, ob nur einzelne oder mehrere Felder tatsächlich geändert wurden.
  • Nachfolgende Änderungen: Falls zwischen der Erstellung des Eintrags und der Verarbeitung im Candis-Portal weitere Änderungen vorgenommen werden, wird dies in der Spalte "Weitere Aktualisierungen" durch ein Häkchen angezeigt. Nach erfolgreicher Verarbeitung der ersten Änderung wird die nächste Änderung automatisch als neuer Eintrag in der Liste erstellt.

Die Spalte Verarbeitungsstatus gibt den aktuellen Status der Übertragung an. Sollte eine Übertragung fehlschlagen, wird der entsprechende Datensatz automatisch gesperrt, sodass keine erneute Übertragung erfolgen kann, bis der Fehler behoben wurde.

In der Spalte "Letzte Fehlermeldung" wird die zuletzt aufgetretene Fehlermeldung dokumentiert. Ein Klick auf die Fehlermeldung öffnet ein Popup-Fenster, über das direkt zum betroffenen Stammdatensatz gesprungen werden kann. Alternativ kann über das Fenster auch eine vorbereitete E-Mail versendet werden. Der Text der E-Mail ist bereits vorformuliert und muss lediglich mit den erforderlichen Informationen ergänzt und der Empfänger definiert werden.

Eine der fünf Transfertabellen: Candis Kreditorenaktualisierungen

In diesem Abschnitt werden die Candis Connector spezifischen Bedienelemente des Exports in Business Central beschrieben, sowohl die im Microsoft-Standard enthaltenen als auch die auf neuen, individuell entwickelten Seiten bereitgestellten.

Der Abschnitt Transfertabelle erläutert die spezifischen Bedienelemente der Transfertabellen. Im Abschnitt BC Stammdatenansicht werden die in den Microsoft-Standard integrierten Bedienelemente sowie die Navigationsmöglichkeiten auf der Liste und Karte der Stammdaten beschrieben. Der Abschnitt Rollencenter zeigt die in das Rollencenter integrierten Navigationsmöglichkeiten.

Transfertabelle

Verügbare Aktionen auf den Transfertabellen am Beispiel der Kreditorenaktualisierungen

Die Menüleiste auf den Seiten der Transfertabellen bietet verschiedene Aktionen und Funktionen zur Verwaltung und Bearbeitung der Datensätze. Das obige Beispiel veranschaulicht diese Aktionen exemplarisch anhand der Transfertabelle "Candis Kreditorenaktualisierungen".

Die Aktionen sind in die Kategorien Aktionen und Zugehörig unterteilt:

  • Aktionen

    • Sperre aufheben: Diese Funktion ermöglicht das Aufheben der Sperrung von Datensätzen, die aufgrund eines Fehlers blockiert wurden. Die Entsperrung kann entweder für eine Auswahl bestimmter gesperrter Datensätze oder für alle gesperrten Datensätze erfolgen. Nach dem Aufheben der Sperre werden die Datensätze erneut geprüft.
    • Senden: Mit dieser Funktion kann die Übertragung der Datensätze über die Schnittstelle manuell ausgelöst werden. Dies kann für eine Auswahl oder alle zu verarbeitenden Datensätze durchgeführt werden.
    • Status aktualisieren: Diese Aktion ruft den aktuellen Verarbeitungsstatus der Datensätze bei Candis ab. Die Aktualisierung kann für ausgewählte oder alle Datensätze erfolgen.
    • Änderungen genehmigen: Änderungen, die in der Spalte Weitere Aktualisierungen angezeigt werden, können über diese Funktion genehmigt werden. Dies ist sowohl für eine Auswahl als auch für alle betroffenen Datensätze möglich.
    • Löschen Über diese Funktion kann ein markierter Datensatz aus der Liste gelöscht werden. Vor der Löschung ist ein Löschgrund anzugeben. Alle Löschvorgänge werden im Archiv dokumentiert.

  • Zugehörig

    • Folgeaktualisierungen: Diese Funktion ermöglicht die Einsicht in Änderungen, die in der Spalte Weitere Aktualisierungen angezeigt werden, bevor sie genehmigt werden.
    • Fehlermeldungen: Hierüber wird die Liste "Candis Schnittstellenfehlermeldungen" geöffnet, die die Historie aller Fehlermeldungen für den ausgewählten Datensatz anzeigt.
    • HTTP-Protokolle: Öffnet eine Tabelle, die die vollständige zu diesem Kreditor gehörende HTTP-Kommunikation anzeigt. Diese dient der Fehleranalyse.
    • Archiv: Öffnet Archiv der Transfertabelle, welche alle erfolgreich an Candis übermittelten Aktualisierungen der Transfertabelle dokumentiert.
    • Stammdaten: Ermöglicht den direkten Absprung zur Ansicht des originalen Stammdatensatzes des ausgewählten Transfereintrags. Je nach Transfertabelle heißt diese Aktion so, wie die Stammdaten selbst.
    • Candis Einrichtung: Öffnet die Seite Candis Schnittstelle Einrichtung, auf der alle Einstellungen der Schnittstelle eingesehen und bei Bedarf angepasst werden können.

BC Stammdatenansicht

An die MS-Standard Stammdatenlisten integrierten Aktionen am Beispiel der Kreditorenliste

In allen Stammdatenlisten steht in der Menüleiste der Bereich Candis zur Verfügung, mit dem verschiedene Funktionen der Schnittstelle direkt ausgeführt werden können. Obige Abbildung zeigt den Bereich Beispielhaft anhand der Kreditorenliste. Auf den Karten der Stammdaten stehen exakt die gleichen Funktionen bereit.

  • Aktualisieren: Neben der Verwendung automatisierter Aufgabenwarteschlangenposten können Stammdatensätze auch manuell übertragen werden. Diese Funktion steht sowohl für einzelne ausgewählte Kreditoren als auch für alle Kreditoren zur Verfügung.

  • Erstellungskennzeichen: Das Erstellungskennzeichen eines Stammdatensatzes gibt an, ob der Datensatz bereits an Candis übertragen wurde. Dieses Kennzeichen spielt eine entscheidende Rolle im Programmfluss, da es die Art der Übertragung steuert. Mit der Funktion Erstellungskennzeichen kann dieses Kennzeichen manuell angepasst werden. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn es zu Problemen in der Schnittstelle kommt, wie beispielsweise:

    • Der Datensatz wurde im Candis-Portal gelöscht.
    • Der Datensatz wurde im Candis-Portal manuell angelegt.

  • Navigation: Mit diesem Button kann direkt aus der Stammdatensliste zu der Transfertabelle gewechselt werden.

Rollencenter

Im Rollencenter befindet sich der Kachelbereich Candis Schnittstellenfehler, der eine Übersicht über potenzielle Fehler in der Schnittstellenverarbeitung bietet.

Die Kacheln für die Transfertabellen sind in der obigen Abbildung gekennzeichnet. Sie sind vorgefiltert auf Datensätze, die in der Spalte Verarbeitungsstatus als fehlerhaft markiert sind.

Wenn fehlerhafte Zeilen vorhanden sind, zeigt die Kachel die Anzahl der betroffenen Listeneinträge an. Dies ermöglicht eine schnelle Identifikation und Bearbeitung von Fehlern in der Schnittstellenverarbeitung.

Folgende Fehlerkacheln gibt es:

  • Kreditoraktualisierungen
  • Zahlungsbedingungen
  • Sachkontoaktualisierungen
  • Dimensionenaktualisierungen
  • MwSt.-Buchungsmatrixaktualisierungen
  • Einkaufsbelege
  • Aufgabenwarteschlangeneinträge
  • Unverknüpfte HTTP Fehler: Zeigt alle Fehler der HTTP-Kommunikationen, die keinem Datensatz zugeordnet werden konnten. Sollten Sie Fehler mit konkreten Datensätzen feststellen, können Sie im jeweiligen Zugehörig-Menü ein HTTP-Protokoll aufrufen.

Feldinhalte und Pflichtfelder

Bei der Übertragung von Stammdatenfeldern von Business Central an das Candis-Portal werden nicht alle Felder pauschal übertragen, sondern lediglich eine ausgewählte Menge relevanter Felder. Einige dieser Felder sind als Pflichtfelder definiert. Sind diese Pflichtfelder nicht befüllt, erfolgt keine Übertragung an das Candis-Portal.

Welche Felder als Pflichtfelder gelten, hängt davon ab, ob es sich um eine Erstübertragung handelt oder um die Aktualisierung eines bestehenden Datensatzes im Candis-Portal. Die in diesem Kapitel aufgeführten Abschnitte zeigen Tabellen der relevanten Felder der jeweiligen Stammdaten. Hierbei wird in Erstübertragung und Aktualisierung unterschieden. Sie geben einen Überblick darüber, welche Felder übertragen werden und welche davon als Pflichtfelder definiert sind.

Kreditor

Achtung

Zusätzlich zu den in der nachfolgenden Tabelle aufgeführten Pflichtfeldern gelten weitere Restriktionen für die Übertragung der Kreditoren an das Candis-Portal:

  • Falls ein Wert im Feld "Payment Terms" (siehe Abschnitt Zahlungsbedingungen) angegeben wird, muss dieser zuvor an das Candis-Portal übertragen worden sein. Andernfalls führt die Übertragung eines Kreditors mit dieser Zahlungsbedingung zu einem Fehler. Die automatische Übertragung über die Aufgabenwarteschlangenposten stellt sicher, dass Zahlungsbedingungen vorab gesendet werden. Tritt dennoch ein Fehler auf, prüfen Sie die Transfertabelle der Zahlungsbedingungen auf mögliche Fehlermeldungen.

Die Definition der Pflichtfelder basiert auf der Schnittstellenbeschreibung des Candis-Portals. Die spezifische Festlegung der Pflichtfelder für die Kreditoren ist hier zu finden:

Erstübertragung:

Tabellenname Tabellennummer Feldnr. Feldname Pflichtfeld Bemerkung
Vendor 23 1 No. x
Vendor 23 2 Name x
Vendor 23 86 VAT Registration No.
Vendor 23 25 Registration Number
Vendor 23 27 Payment Terms Code
Vendor 23 288 Preferred Bank Account Code Wird nicht direkt übertragen, stellt die Tabellenrelation zur Tabelle "Vendor Bank Account" her.
Vendor Bank Account 288 24 IBAN
Vendor Bank Account 288 25 SWIFT Code

Aktualisierung:

Tabellenname Tabellennummer Feldnr. Feldname Pflichtfeld Bemerkung
Vendor 23 1 No. x
Vendor 23 2 Name
Vendor 23 86 VAT Registration No.
Vendor 23 25 Registration Number
Vendor 23 27 Payment Terms Code
Vendor 23 288 Preferred Bank Account Code Wird nicht direkt übertragen, stellt die Tabellenrelation zur Tabelle "Vendor Bank Account" her.
Vendor Bank Account 288 24 IBAN
Vendor Bank Account 288 25 SWIFT Code

Zahlungsbedingungen

Achtung

Zusätzlich zu den in der nachfolgenden Tabelle aufgeführten Pflichtfeldern gelten weitere Restriktionen für die Übertragung der Zahlungsbedingungen an das Candis-Portal:

  • Falls ein Wert im Feld "Skonto %" angegeben wird, darf dieser nicht kleiner als 0,01 % sein. Ein Wert von 0 ist jedoch zulässig.
  • Die Skontoformel, umgerechnet in ganze Tage ab dem Tagesdatum, darf nicht größer sein als die entsprechend umgerechnete Fälligkeitsformel.

Die Definition der Pflichtfelder basiert auf der Schnittstellenbeschreibung des Candis-Portals. Die spezifische Festlegung der Pflichtfelder für die Zahlungsbedingungen ist hier zu finden:

Erstübertragung:

Tabellenname Tabellennummer Feldnr. Feldname Pflichtfeld
Payment Terms 3 1 Code x
Payment Terms 3 2 Discount Due Date
Payment Terms 3 3 Due Date Calculation
Payment Terms 3 4 Discount %

Aktualisierung:

Tabellenname Tabellennummer Feldnr. Feldname Pflichtfeld
Payment Terms 3 1 Code x
Payment Terms 3 2 Discount Due Date x
Payment Terms 3 3 Due Date Calculation
Payment Terms 3 4 Discount %

Sachkonten

Achtung

Es werden ausschließlich Sachkonten übertragen, deren Kontoart auf "Buchung" gesetzt ist.

Die Definition der Pflichtfelder basiert auf der Schnittstellenbeschreibung des Candis-Portals. Die spezifische Festlegung der Pflichtfelder für die Sachkonten ist hier zu finden:

Erstübertragung:

Tabellenname Tabellennummer Feldnr. Feldname Pflichtfeld
G/L Account 15 1 No. x
G/L Account 15 2 Name x

Aktualisierung:

Tabellenname Tabellennummer Feldnr. Feldname Pflichtfeld
G/L Account 15 1 No. x
G/L Account 15 2 Name

Dimensionen

Achtung

Es werden ausschließlich jene Dimensionswerte übertragen, die den Dimensionen zugeordnet sind, welche für Kostenstelle und Kostenträger eingerichtet wurden (siehe Abschnitt Kostenstelle und Kostenträger).

Die Definition der Pflichtfelder basiert auf der Schnittstellenbeschreibung des Candis-Portals. Die spezifische Festlegung der Pflichtfelder für die Dimensionen Kostenstelle und Kostenträger ist hier zu finden:

Erstübertragung:

Tabellenname Tabellennummer Feldnr. Feldname Pflichtfeld
Dimension Value 349 3 Dimension Value Code x
Dimension Value 349 4 Dimension Value Name x

Aktualisierung:

Tabellenname Tabellennummer Feldnr. Feldname Pflichtfeld
Dimension Value 349 3 Dimension Value Code x
Dimension Value 349 4 Dimension Value Name

MwSt. Buchungsmatrix

Achtung

Es werden ausschließlich Einträge synchronisiert, die nicht gesperrt sind.

Die Definition der Pflichtfelder basiert auf der Schnittstellenbeschreibung des Candis-Portals. Die spezifische Festlegung der Pflichtfelder für die Steuercodes ist hier zu finden:

Erstübertragung:

Tabellenname Tabellennummer Feldnr. Feldname Pflichtfeld Bemerkung
VAT Posting Setup 325 72093105 Candis VATPostSet Code CSNC x Eindeutiger Bezeichner für das Candis Portal
VAT Posting Setup 325 4 VAT % x
VAT Posting Setup 325 20 Description x

Aktualisierung:

Tabellenname Tabellennummer Feldnr. Feldname Pflichtfeld Bemerkung
VAT Posting Setup 325 72093105 Candis VATPostSet Code CSNC x Eindeutiger Bezeichner für das Candis Portal
VAT Posting Setup 325 4 VAT %
VAT Posting Setup 325 20 Description