Territory Management

Dieses Modul ermöglicht die automatische Besitz-Zuordnung von Vertriebsgebieten zu CRM-Nutzern. Das kann sinnvoll sein, wenn beispielsweise Neukunden in bestimmten PLZ-Gebieten von einer spezifischen Person bearbeitet werden sollen. Die Gebietszuordnungen können auf drei verschiedenen Ebenen erfolgen:

• Business Development
• Sales
• Customer Service

Die automatische Zuordnung des Territory Managements funktioniert in diesen Bereichen:

• Firma
• Lead
• Verkaufschance
• Angebot

Wenn die Tabellen einmal eingerichtet sind, läuft der Gebietsbestimmungsprozess bei jeder Änderung in den genannten Bereichen automatisch. Konkrete Regeln zur Gebietsbestimmung finden Sie unter Regeln.

Einrichtung

Die Zuordnung der Gebiete zu CRM-Nutzern erfolgt über die Vertriebsgebiete-Tabelle. Die Zuordnung der Gebiete zu PLZ und weiteren Eigenschaften erfolgt wiederum über die Gebiets-Zuordnungen-Tabelle.

Gebiete

Diese Seite entspricht der normalen Vertriebsgebiete-Seite. Erstellen Sie ein neues Gebiet mit einem Gebietsnamen und ordnen Sie es dann einer Person im Bereich Zuständig zu.

Die Felder Update Zuständig und Änderung planen ermöglichen die spätere Änderung der Zuständigkeit. So ist gewährleistet, dass Änderungen nicht versehentlich umgesetzt werden. Mehr dazu finden Sie unter Zuordnung ändern.

Zuordnung Ändern

Die Zuordnungen werden über Gebiets-Änderungen durchgeführt. Das bedeutet, dass Gebiete zur Änderung markiert werden und dann eine Gebiets-Änderung händisch geplant wird. So wird die Änderung über zwei Schritte durchgeführt und Fehler werden minimiert. Es ist nicht möglich, ein Gebiet direkt zu ändern.

1. Ändern Sie im Feld Update Zuständig die zuständige Person
2. Stellen Sie Änderung planen aktiv

3. Erstellen Sie eine neue Gebiets-Änderung. Legen Sie das Datum fest, an der die Änderungen durchgeführt werden sollen.
4. Entscheiden Sie, ob die Änderung auch auf alle Leads und Verkaufschancen angewendet werden sollen.
5. Anschließend geben Sie die Änderung frei. Die Änderung steht nun auf warten.
6. Nun werden alle mit "Änderung planen" markierten Änderungen am gewünschten Datum umgesetzt.

Gebiets-Zuordnungen

Gebiets-Zuordnungen ordnen den Gebieten Eigenschaften zu. Diese sind relevant für die automatische Zuordnung. Folgende Eigenschaften gibt es:

• Bereich
  • Business Development
  • Sales
  • Customer Service
• Land
• PLZ von
• PLZ bis
• Hauptbranche
• Sprache
• Gebiet
• Zuständig
• Status

Wenn Sie hier einem Gebiet Eigenschaften zugeordnet haben und der Status = Aktiv ist, wird diese Gebiets-Zuordnung automatisiert angewendet. Sobald beispielsweise eine Firma erstellt wird, prüft das Territory Management, ob eine passende Gebiets-Zuordnung existiert und weist diese Firma den jeweils zuständigen Personen in den Bereichen zu.

Gebiets-Zuordnungen ändern

Wenn Gebiets-Zuordnungen einmal aktiv sind, sind sie nicht direkt veränderbar. Sie müssen entweder über Kopieren eine Kopie dieses Datensatzes erstellen, den Sie anpassen können, oder Sie führen die Aktion Gebiets-Zuordnung ablösen aus. Bei beiden wird die Zuordnung auf Abgelöst gestellt, sobald die neue Zuordnung aktiviert wird.

Nutzung

Wenn Sie die Lösung eingerichtet haben, wird automatisch bei Anlage oder Änderung einer Firma nach einem passenden Gebiet gesucht. Das System prüft dabei folgende Kriterien in dieser Reihenfolge: Bereich, Land, PLZ-Bereich, Hauptbranche und Sprache. Wird ein passendes Gebiet gefunden, wird die Firma dem zuständigen Besitzer zugeordnet. Gibt es mehrere passende Gebiete, wird das erste zugeordnet.

Das gilt auch für Leads und Verkaufschancen, wenn dort eine Firma eingetragen wird.

Bei Angeboten wird der Besitzer aus der zugeordneten Verkaufschance übernommen. Ist keine Verkaufschance zugeordnet, ermittelt das System den Besitzer anhand des Bereichs des Erstellers und der Firmengebiete des potenziellen Kunden.

Bei der Qualifizierung eines Leads werden folgende Felder in die neu erstellte Verkaufschance und gegebenenfalls in die neue Firma übernommen:

• Bereich
• Gebiet
• Ist Ausnahme
• Besitzer

Die konkreten Regeln finden Sie im Bereich Regeln.

Manuelle Übersteuerung

Über das Feld Ist Ausnahme kann die automatische Besitzerzuweisung deaktiviert werden. Dies ermöglicht die manuelle Zuweisung eines beliebigen Benutzers, auch aus einem anderen Bereich.

• Nein (Standard): Der Besitzer wird automatisch durch das Regelwerk bestimmt und ist nicht manuell änderbar
• Ja: Der Besitzer ist beliebig änderbar. Die Gebietslogik bleibt davon unberührt

Das Feld Ist Ausnahme existiert bei Firmen, Leads und Verkaufschancen, jedoch nicht bei Angeboten. Bei Angeboten ist der Besitzer jederzeit manuell änderbar.

Regeln

Firma

Allgemein gilt:

• Jede Firma kann mehreren Gebieten zugeordnet werden. Jeder Bereich verfügt über eine eigene Gebietsstruktur.
• Die Sprache der Firma wird bei der Zuordnung berücksichtigt.
• Der Besitzer der Firma entspricht immer dem zuständigen Mitarbeiter aus dem Bereich Sales.
• Über das Feld Ist Ausnahme kann das automatische Regelwerk außer Kraft gesetzt werden.
• Das System ist erweiterbar auf beliebig viele Bereiche, Länder, PLZ-Bereiche, Branchen und Sprachen.

Gebietszuordnung

Erfolgt

• nach dem Anlegen einer neuen Firma
• nach Änderung von Land, PLZ, Hauptbranche oder Sprache
• nach Änderung der Gebietszuordnung wird geändert (Siehe Zuordnung ändern)

Das Regelwerk durchläuft eine Schleife über alle Bereiche und ordnet pro Bereich der Firma maximal ein Gebiet zu. Bereiche sind

• Business Development
• Sales
• Customer Service

Zur Bestimmung des richtigen Gebiets pro Bereich werden die Gebietszuordnungen analysiert.

Die Zuordnung eines Gebiets pro Bereich erfolgt anhand der Tabelle Gebietszuordnung. Das System durchläuft dabei eine mehrstufige Filterlogik, um das passende Gebiet zu ermitteln. Die Gebietszuordnung wird in folgender Reihenfolge geprüft:

1. Bereich: Es werden alle aktiven Datensätze (Status und Statusgrund = Aktiv) zum jeweiligen Bereich ermittelt. Werden keine Datensätze gefunden, werden alle aktiven Datensätze ohne Bereichszuordnung herangezogen.
2. Land: Aus den ermittelten Datensätzen werden diejenigen gefiltert, die dem Land der Firma entsprechen. Werden keine passenden Datensätze gefunden, werden Datensätze ohne Landzuordnung verwendet.
3. PLZ-Bereich: Die verbleibenden Datensätze werden auf den passenden PLZ-Bereich gefiltert. Werden keine Datensätze gefunden, werden Datensätze ohne PLZ-Bereich berücksichtigt.
4. Hauptbranche: Aus dem Ergebnis werden die Datensätze gefiltert, die die Hauptbranche der Firma enthalten. Werden keine passenden Datensätze gefunden, werden Datensätze ohne Hauptbranche herangezogen.
5. Sprache: Abschließend werden die Datensätze gefiltert, die die Sprache der Firma enthalten. Werden keine passenden Datensätze gefunden, werden Datensätze ohne Sprachangabe verwendet.

Nach Durchlaufen der Filterlogik ergeben sich drei mögliche Szenarien:

Ergebnis	Verhalten
Kein Datensatz gefunden	Die Firma wird in diesem Bereich keinem Gebiet zugeordnet
Ein Datensatz gefunden	Die Firma wird für diesen Bereich dem gefundenen Gebiet zugeordnet
Mehrere Datensätze gefunden	Das System wählt den ersten Datensatz aus und ordnet die Firma diesem Gebiet zu

Besitzerzuordnung

Die Zuweisung des Firmenbesitzers erfolgt automatisch durch das Regelwerk und ist abhängig vom Feld Ist Ausnahme.

1. Das Regelwerk liest aus der Tabelle SIEVERS Einstellungen den Bereich, der für die Zuordnung maßgeblich ist. Der Standardwert ist Sales (konfigurierbar).
2. Das Regelwerk ermittelt aus den Firmengebieten den Datensatz für den spezifizierten Bereich, liest das zugehörige Gebiet (z.B. DE Nord Sales) und weist die Firma dem dort hinterlegten zuständigen Mitarbeiter zu.
3. Wird kein passender Datensatz gefunden, bleibt der Besitzer unverändert.

Ist das Feld Ist Ausnahme aktiviert, greift das Regelwerk nicht ein. Der Besitzer bleibt unverändert und kann manuell angepasst werden.

Hinweis

Änderungen des Besitzers werden nicht automatisch in zugehörige Verkaufschancen, Angebote und Aufträge übernommen.

Verkaufschance

Allgemein gilt:

• Eine Verkaufschance kann einem beliebigen Bereich zugeordnet werden (z.B. Sales, Business Development, Kundenservice).
• Der Bereich des Erstellers dient als Standardwert für neue Verkaufschancen.
• Die Verkaufschance gehört zum Gebiet des potenziellen Kunden aus dem spezifizierten Bereich.
• Der Besitzer wird im jeweiligen Gebiet über das Feld Zuständig festgelegt.
• Über das Feld Ist Ausnahme kann die automatische Besitzerermittlung außer Kraft gesetzt werden. Die Gebietslogik bleibt davon unberührt.
• Das System ist erweiterbar um weitere Bereiche, beispielsweise Objektentwicklung.

Bereichszuordnung

Erfolgt beim Anlegen einer neuen Verkaufschance.

Der Bereich wird in folgender Reihenfolge ermittelt:

1. Lead-Qualifizierung: Bei einer Qualifizierung aus einem Lead wird der Bereich aus dem Lead übernommen.
2. Bereich des Erstellers: Wurde die Verkaufschance nicht aus einem Lead erstellt, wird der Bereich des anlegenden Benutzers übernommen.
3. Standardwert: Ist der Bereich weiterhin leer, wird der Wert Sales aus den SIEVERS Einstellungen verwendet.

Der Bereich kann nachträglich geändert werden, beispielsweise wenn der Vertrieb eine Verkaufschance für den Kundenservice anlegt.

Gebietszuordnung

Erfolgt

• beim Anlegen einer neuen Verkaufschance
• nach Änderung des Feldes Potenzieller Kunde
• nach Änderung des Feldes Bereich

Das System ermittelt das Gebiet anhand des potenziellen Kunden:

1. Das System liest aus der Firma im Feld Potenzieller Kunde die Firmengebiete aus.
2. Aus den Firmengebieten wird das Gebiet zum jeweiligen Bereich ermittelt.
3. Wird ein Gebiet gefunden, wird dieses in das Feld Gebiet eingetragen. Wird kein Gebiet gefunden, bleibt das Feld leer.

Das Feld Gebiet kann nur manuell geändert werden, wenn Ist Ausnahme auf Ja gesetzt ist.

Besitzerzuordnung

Erfolgt

• beim Anlegen einer neuen Verkaufschance
• nach Änderung des Feldes Potenzieller Kunde (wenn sich der zuständige Benutzer im Gebiet ändert)
• nach Änderung des Feldes Bereich
• nach Änderung des Feldes Ist Ausnahme

Die Besitzerermittlung erfolgt nur, wenn das Feld Ist Ausnahme auf Nein gesetzt ist.

• Gebiet belegt und Ist Ausnahme = Nein: Die Verkaufschance wird dem Benutzer aus dem Feld Zuständig des Gebiets zugewiesen.
• Gebiet leer oder Zuständig im Gebiet leer oder Ist Ausnahme = Ja: Der Besitzer wird nicht geändert. Der Anleger bleibt Besitzer.

Ist das Feld Ist Ausnahme aktiviert, ist der Besitzer beliebig änderbar, auch auf einen Benutzer aus einem anderen Bereich. Wird Ist Ausnahme wieder auf Nein gesetzt, wird die Verkaufschance erneut dem zuständigen Benutzer aus dem zugeordneten Gebiet zugewiesen.

Hinweis

Bei Änderung des Feldes Potenzieller Kunde wird das Gebiet automatisch aktualisiert. Steht im neuen Gebiet ein anderer Benutzer im Feld Zuständig und ist Ist Ausnahme auf Nein gesetzt, wird die Verkaufschance dem neuen Benutzer zugewiesen.

Lead

Allgemein gilt:

• Ein Lead muss immer einem Bereich zugeordnet sein (Pflichtfeld).
• Der Bereich des Erstellers dient als Standardwert für neue Leads.
• Im Marketing wird der Bereich durch den Prozess oder manuell bestimmt.
• Der Besitzer wird analog zur Verkaufschance bestimmt.
• Über das Feld Ist Ausnahme kann die automatische Besitzerermittlung außer Kraft gesetzt werden. Die Gebietslogik bleibt davon unberührt.
• Alle Angaben zum Gebietsmanagement sowie die Ausnahmen werden bei der Qualifizierung in die Verkaufschance und in eine eventuell neu angelegte Firma übernommen.
• Das System ist erweiterbar um weitere Bereiche, beispielsweise Objektentwicklung.

Bereichszuordnung

Erfolgt beim Anlegen eines neuen Leads.

Der Bereich wird in folgender Reihenfolge ermittelt:

1. Marketing-Prozess: Bei Anlage über einen Marketing-Prozess wird der Bereich über das Website-Formular spezifiziert.
2. Bereich des Erstellers: Wurde das Lead nicht über einen Marketing-Prozess erstellt, wird der Bereich des anlegenden Benutzers übernommen.
3. Manuelle Auswahl: Ist der Bereich weiterhin leer, muss der Benutzer eine Auswahl treffen (Pflichtfeld).

Der Bereich kann nachträglich geändert werden, beispielsweise wenn der Kundenservice ein Lead für Business Development anlegt.

Gebietszuordnung

Erfolgt

• beim Anlegen eines neuen Leads
• nach Änderung des Feldes Vorhandene Firma
• nach Änderung des Feldes Bereich
• nach Änderung von Land, PLZ, Hauptbranche oder Sprache (wenn keine Firma zugeordnet ist)

Das System ermittelt das Gebiet abhängig davon, ob eine Firma zugeordnet ist:

Bedingung	Verhalten
Vorhandene Firma ist belegt	Das Gebiet wird aus den Firmengebieten zum jeweiligen Bereich übernommen.
Keine Firma zugeordnet	Das Regelwerk wird wie bei der Firma durchlaufen, jedoch nur für den angegebenen Bereich. Berücksichtigt werden Land, PLZ, Hauptbranche und Sprache.
Kein Gebiet gefunden	Das Feld Gebiet bleibt leer.

Das Feld Gebiet kann nur manuell geändert werden, wenn Ist Ausnahme auf Ja gesetzt ist.

Besitzerzuordnung

Erfolgt

• beim Anlegen eines neuen Leads
• nach Änderung des Feldes Vorhandene Firma (wenn sich der zuständige Benutzer im Gebiet ändert)
• nach Änderung des Feldes Bereich
• nach Änderung des Feldes Ist Ausnahme

Die Besitzerermittlung erfolgt nur, wenn das Feld Ist Ausnahme auf *Ne

Angebot

Allgemein gilt:

• Die Verkaufschance oder alternativ die Kombination aus Bereich des Erstellers und Firmengebieten bestimmt den Besitzer eines Angebots.
• Änderungen am Besitzer sind jederzeit möglich, jedoch ausschließlich manuell.
• Das Feld Ist Ausnahme existiert bei Angeboten nicht.

Besitzerzuordnung

Erfolgt beim Anlegen eines neuen Angebots.

Die Besitzerermittlung erfolgt abhängig davon, ob das Angebot einer Verkaufschance zugeordnet ist:

• Angebot ist einer Verkaufschance zugeordnet: Der Besitzer der Verkaufschance wird übernommen
• Angebot ist keiner Verkaufschance zugeordnet: Das System ermittelt den Besitzer anhand des Bereichs und der Firmengebiete:
  1. Das System ermittelt den Bereich des Erstellers.
  2. In den Firmengebieten des potenziellen Kunden wird das Gebiet zum ermittelten Bereich gesucht.
  3. Wird kein Gebiet gefunden, wird das Gebiet Sales aus den SIEVERS Einstellungen verwendet.
  4. Wird ein Gebiet gefunden, wird das Angebot dem zuständigen Benutzer aus diesem Gebiet zugewiesen.
  5. Wird kein zuständiger Benutzer gefunden, bleibt der Ersteller Besitzer.