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Metadaten

Die Metadaten eines QM Dokumentes oder QM Themas können Sie im Vorschauformular einsehen.
Es wird davon abgeraten ohne weitere Betrachtung der Auswirkungen hier einfach über die Bearbeitung der Metadaten in ELO Veränderungen vorzunehmen.
Für die Anpassung stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung:

  • Programmfunktion "QM Dokument erstellen"
  • Programmfunktion "Neuen BPMN2.0 Prozess erstellen"
  • Programmfunktion "Neue Freigabe starten"
  • Formulare bei der Erstellung von QM Dokumenten
  • Vorschauformulare der QM Dokumente
  • Programmfunktion "Abhängigkeiten anpassen"
  • Programmfunktion "Für obolet erklären"

Metadaten eines QM Dokumentes

Basis

  • Kurzbezeichnung: Das ist die Kurzbezeichnung des Dokuments in ELO. Diese besteht aus einer Kombination der Dokumentennummer und dem Dokumentennamen. Die Kurzbezeichnung wird automatisch bei der Erstellung eines QM Dokumentes erzeugt.
  • Datum: ELO Standardfeld für das Dokumentendatum (nicht in der Lösung verwendet)
  • Ablagedatum: ELo Standardfeld für das initiale Erstellungsdatum eines ELO Eeintrags im Archiv (nicht in der Lösung verwendet)
  • Aktuelle Version ELO Standardfeld, welches die Versionierungsbnummer enthält (nicht in der Lösung verwendet)
  • Bearbeiter ELO Standardfeld für den initialien bzw. aktuellen Bearbeiter (nicht in der Lösung verwendet)
  • Dokumentenname: Initial vergebener Dokumentenname. Bei Änderung dieses Namens manuell, muss auch die Kurzbezeichnung entsprechend manuell angeglichen werden.
  • Dokumentennummer Wird bei Erstellung eines QM Dokumentes erzeugt und setzt sich aus einem definierten Präfix und einer automatisch erzeugten, fortlaufenden Nummer zusammen. Eine Änderung der Dokumentennummer ist nicht vorgesehen.
  • Handbuch: Hier kann die Einstellung "ja" oder "nein" vorgenommen werden. QM Dokumente, welche hier mit "ja" gekennzeichnet wurden, werden in der Weboberfläche auch noch dann angezeigt, wenn der Schalter "QM Handbuch" in der Weboberfläche aktiviert wird.
  • Handbuchüberschrift: Ergänzend zum Dokumentennamen kann hier eine zusätzliche Überschrift erfasst werden, die über die entsprechende Variable automatisch ins Word-Dokument übernommen werden kann.
  • Objekt Typ: Hier kann festgelegt werden, um was für einen QM Dokumenttyp es sich handelt. Die Wahl hat ausschließlich Folgen für Sortierungen, Suchen und für die Auflistung in der Weboberfläche.
  • Unternehmensteil: Weisen Sie hier das Dokument einem Unternehmensteil zu. Die Wahl hat ausschließlich Folgen für Sortierungen, Suchen und für die Auflistung in der Weboberfläche.
  • Anwendungsbereich: Weisen Sie hier das Dokument einem Anwendungsbereich zu. Die Wahl hat ausschließlich Folgen für Sortierungen, Suchen und für die Auflistung in der Weboberfläche.

Zusatzinfos

  • Version Ist die vom QM System verwaltete Versionsnummer des QM Dokumentes.
  • Versionskommentar Ist der aktuelle Versionskommentar.
  • Status Ist der von QM System verwaltete Status des QM Dokumentes.
  • Ersteller Ersteller des QM Dokumentes, der nicht gleichzeitig der Buisness Process Owner sein muss.
  • Erstellungsdatum Ist das Datum an dem der Ersteller das QM Dokument initial erstellt hat.
  • Ersteller Status Ist der im Freigabeprozess aktuelle Status für den Ersteller.
  • Prüfer Ist der optional verwendbare Prüfer eines QM Dokumentes. Wenn kein Prüfer bei der Dokumentenanlage und -freigabe angegeben wird, wird hier der Vermerk "durch Ersteller" gesetzt.
  • Prüfdatum Ist das Datum an dem der Prüfer seine Freigabe erteilt hat.
  • Prüfer StatusIst der im Freigabeprozess aktuelle Status für den Prüfer.
  • Vertraulichkeit Es gibt drei Vertraulichkeitslevel "öffentlich", "intern" und "geheim". Diese können auch im QM Dokument automatisch angedruckt werden. Die Auswahl der Vertraulichkeit "geheim" bewirkt, dass das jeweilige QM Dokument nicht in der Weboberfläche angezeigt wird. Die Vertraulichkeitslevel "öffentlich" und "intern" werden später in der Weboberfläche angezeigt und dienen hier zur Unterscheidung, ob der Mitarbeiter das jeweilige Dokument nach extern weiter geben darf oder nicht.
  • Gültig bis Ist das Gültigkeitsdatum, das nach erfolgreicher Freigabe des QM Dokumentes vom System gesetzt wird.
  • Weblink Technisches Feld
  • Prefix Technisches Feld
  • DocNum generator Technisches Feld
  • DokName generator Technisches Feld
  • Freigeber (1-5) Beinhaltet die bis zu fünf möglichen Freigeber.
  • Business Process Owner Beinhaltet den BPO, welcher abweichend vom Ersteller sein kann.

Administration

  • Objekttyp Technisches Feld
  • Gültig ab Ist das Datum an dem das QM Dokument freigegeben wurde. Bezogen auf dieses Datum werden vom System die Ablaufdaten ermittelt.
  • Erinnerung 6 Mo Ist das erste von zwei Wiedervorlagemöglichkeiten im aktuellen Freigabezyklus. Dieses kann im Workflow auch abweichend definiert werden.
  • Erinnerung 2 Mo Ist das zweite von zwei Wiedervorlagemöglichkeiten im aktuellen Freigabezyklus. Dieses kann im Workflow auch abweichend definiert werden.
  • Status ISt der Gesamtstatus des QM Dokumentes.

Weitere Felder in der Administration und die weiteren MAP-Felder sind technische Felder.

Nach der Veränderung der Metadaten, sollte Sie das Dokument aktualisieren.