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Erstellung von Vorlagen für QM Dokumente

Hinweis

Zur Anpassung der Vorlagen sind Kenntnisse in der Arbeit mit Word Dokumenten unbedingte Voraussetzung.

Wenn Sie neue Vorlagen für QM Dokumente erstellen möchten, brauchen Sie Administratorrechte.

Eine Vorlage sind immer ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle, deren Inhalt frei gestaltet werden kann. Diese muss dann im ELO Archiv im Ordner Administration / Business Solutions / QM / Configuration / Document Templates abgelegt werden.

QM-Vorlage in Word

Checken Sie für die erste Vorlage das Standarddokument aus und speichern Sie es unter neuem Namen mit Word ab. Dieser Schritt ist notwendig, weil das Standarddokument Eigenschaftsfelder enthält, die ELO QM braucht, um ein Dokument mit den aus dem Freigabeprozess gewonnenen Daten zu füllen. Diese Felder finden Sie bei den Informationen des Dokuments.

Die Standardwerte der Felder sind Minuszeichen

Diese Eigenschaftsfelder können als Felder in das Dokument eingefügt werden. Wählen Sie dazu unter Einfügen und Schnellbausteine das Feld aus. Eine Liste der verfügbaren Felder finden Sie unter 8.3 Indexfelder.

Hier finden Sie unter DocProperty die eingestellten Felder.

QM-Vorlage in Excel

Um eine neue Excel-Vorlage zu erstellen, müssen Sie zuerst eine Excel-Vorlage als QM-Dokument ins Archiv laden und freigeben. Daraufhin können Sie die Datei auswählen und unter QM Admin das Excel Mapping bearbeiten.

In diesem Fenster können Sie nun Felder mit Feldnamen samt ihrer Position, Funktion und dem Blattnamen eintragen.

Die möglichen Felder finden Sie im folgenden Abschnitt.

Indexfelder

Hinweis

Bei diesen Eigenschaftsfeldern handelt es sich um alle Indexfelder der QM Dokumentverschlagswortungsmaske.

Möglich sind folgende Eigenschaftsfelder:

  • QM_DOCUMENTNAME
  • QM_DOKUMENTNUMMER
  • QM_DOKUMENTNAME
  • QM_DOKUMENTENTYP
  • QM_UNTERNEHMENSTEIL
  • QM_DOKUMENTBEREICH
  • QM_HANDBUCH
  • QM_HANDBUCHUEBERSCHRIFT
  • QM_DOKUMENTVERS
  • QM_DOKUMENTVERSKOMM
  • QM_DOKUMENTAUTOR
  • QM_DOKUMENTPRUEFER
  • QM_DOKUMENTVERTRAULICHKEIT
  • QM_DOKUMENTWEBLINK
  • QMAPPROVERNAME1
  • QMAPPROVERNAME2
  • QMAPPROVERNAME3
  • QMAPPROVERNAME4
  • QMAPPROVERNAME5
  • QMAPPROVERSTATUS1
  • QMAPPROVERSTATUS2
  • QMAPPROVERSTATUS3
  • QMAPPROVERSTATUS4
  • QMAPPROVERSTATUS5
  • QM_DOKUMENTAUTORSTATUS
  • QM_DOKUMENTPRUEFERSTATUS
  • QM_DOKUMENTSTATUSCLEAN
  • QMDOKUMENTAUTORDATUMPROT
  • QMDOKUMENTPRUEFERDATUMPROT
  • QMAPPROVERDATEPROT1
  • QMAPPROVERDATEPROT2
  • QMAPPROVERDATEPROT3
  • QMAPPROVERDATEPROT4
  • QMAPPROVERDATEPROT5
  • QMDOKUMENTGUELTIGBISPROT
  • QMDOKUMENTVERSPROT1
  • QMDOKUMENTVERSPROT2
  • QMDOKUMENTVERSPROT3
  • QMDOKUMENTVERSKOMMPROT1
  • QMDOKUMENTVERSKOMMPROT2
  • QMDOKUMENTVERSKOMMPROT3
  • QMDOKUMENTVERSAUTHORPROT1
  • QMDOKUMENTVERSAUTHORPROT2
  • QMDOKUMENTVERSAUTHORPROT3
  • QMDOKUMENTVERSDATEPROT1
  • QMDOKUMENTVERSDATEPROT2
  • QMDOKUMENTVERSDATEPROT3
Hinweis

Neben diesen Eigenschaftsfeldern können Sie auch Mapfelder verwenden.