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Fahrzeugkonfiguration einreichen

Wenn Sie persönlich oder einer Ihrer Fahrer einen Fahrzeug- oder Fahrzeugkonfigurationswunsch äußern möchten, können Sie diesen im Postfach hinterlegen und mit Fahrzeugkonfiguration einreichen dem Fahrerordner im Archiv zuordnen.

Um eine Fahrzeugkonfiguration einzureichen und zu bearbeiten müssen folgende Schritte erfolgen:

  1. Der zukünftige Fahrer erstellt eine Fahrzeugkonfiguration beim Hersteller seiner Wahl und reicht diese als .PDF in der Postbox und legt sie als Fahrzeugkonfiguration ab.

  1. Anschließend wird eine Bezeichnung für die Konfiguration und der Fahrer selbst eingetragen. Wir empfehlen, hier neben der Bezeichnung des Fahrzeugs auch den Namen des Bestellers einzutragen, um Verwechslungen zu vermeiden.

  1. Der Antragsteller bekommt nun eine neue Aufgabe in der er nochmal seinen Namen und den Namen des Bearbeiters bzw. Freigebers einträgt - also derjenigen Person, die über die Fahrzeugkonfiguration entscheiden soll.

  2. Nun erhält der gewählte Freigeber die Aufgabe "Anfrage freigeben". Hier kann er entscheiden, ob er die Fahrzeugkonfiguration annimmt oder ablehnt. In letzterem Fall bekommt der Freigeber erneut eine Aufgabe, mit der er einen Ablehnungsgrund angeben kann. Ist das erfolgt, wird der Antragsteller über den Ablehnungsgrund informiert und der Workflow ist beendet.

  3. Soll die Fahrzeugkonfiguration angenommen werden, braucht es vorher einen Haken bei Überprüfung der Car-Policy.

  1. Infolgedessen bekommt der Antragsteller eine Aufgabe, die ihn über die Annahme der Anfrage und den Start der Bearbeitung seitens des Fuhrparkmanagements informiert.

  2. Das Fuhrparkmanagement bekommt nun einen Workflow mit einer Checkliste. In dieser Checkliste befindet sich eine Reihe von Aufgaben. Hier können Sie auch neue Aufgaben hinzufügen.

Hinweis

Wenn Sie während des Bestellprozesses dazugehörige Dokumente ablegen möchten, können Sie diese per Drag and Drop direkt auf die Aufgabe ziehen. Hierbei werden die Dokumente automatisch mit relevanten Metadaten passend zum Fahrzeug befüllt.

  1. Haben Sie die Aufgaben-Checkliste fertiggestellt, können Sie über Formular die Checkliste abschicken und die Bestellung einleiten. Nun bekommt das Fuhrparkmanagement nochmal die Checkliste - nur diesmal zum Abarbeiten. Ist die Checkliste fertig bearbeitet, kann über Formular die Fahrzeugakte erstellt werden. Diese erhält das Fuhrparkmanagement per Aufgabe.
Achtung

Falls zum Zeitpunkt der Erstellung der Fahrzeugakte noch nicht klar ist, ab wann das Fahrzeug aktiv ist, lassen Sie die Aufgabe bitte liegen und schließen Sie die Bearbeitung erst ab, wenn diese Daten bekannt sind. Sonst können fehlerhafte Daten entstehen, die sich nicht mehr korrigieren lassen.

  1. Wenn die Fahrzeugakte fertig erstellt wurde, bekommt die Buchhaltung eine Benachrichtigung über die Bestellung und die wichtigsten Eckdaten. Der Workflow ist jetzt abgeschlossen.