E-Rechnung für verschiedene Belege erstellen

Die E-Rechnung kann für diverse Belege erstellt werden:

Verkaufsauftrag
Verkaufsrechnung
Verkaufsgutschrift
Verkaufsreklamation
Servicerechnung
Servicegutschrift
Einkaufsgutschrift

Die Vorgehensweise für die Erstellung ist in allen Belegen gleich.

Erfassen Sie wie gewohnt einen Auftrag, geben Sie in den Rechnungsdetails den Zahlungsformcode an und geben Sie den Auftrag frei.

Hinweis

Bei Bedarf können Sie rechnungsbegleitende Anlagen beim Export anhängen. Lesen Sie hierzu Abschnitt Rechnungsbegleitende Anlagen.

Start- und Enddatum tragen Sie direkt über die Felder in den Zeilen ein.

Hinweis

Die Eingabe von Start- und Enddatum ist nur direkt über die Zeilen möglich, wenn Sie BC14 oder neuer bzw. ein AL-System benutzen. Bei älteren Systemen oder BC14 C/AL muss die Zeilenfunktion E-Rechnung Start- und Enddatum setzen benutzt werden. Das hat technische Gründe

Auf der rechten Seite im Bereich Details finden Sie die E-Rechnung Notiz. Hier können Sie weitere Informationen hinterlegen, die in die XML-Datei geschrieben werden sollen. Beachten Sie, dass die Zeichen "<", ">" und "&" nicht zulässig sind.

Über Auftrag kann ein Test für E-Rechnung durchgeführt werden. Wenn notwendige Pflichtfelder fehlen, wird ein Protokolleintrag erzeugt und nach dem Test das Protokoll angezeigt. Dieser Test wird auch automatisch vor jeder Faktura-Buchung durchgeführt.

Wurden keine Fehler erkannt, kann der Auftrag gebucht werden. Hierzu gibt es unter Buchen die Funktion Buchen und E-Rechnung senden mit der die Buchung des Belegs und der Versand einer E-Mail mit der zum Standard E-Rechnung konformen Datei in einer Aktion erfolgt.

Hinweis

Der Buchen und E-Rechnung senden-Button ist nur sichtbar, wenn eine E-Mail Adresse beim Debitoren hinterlegt ist. Haben Sie keine E-Mail Adresse hinterlegt, können Sie die E-Rechnung auch über Buchen erzeugen.

Diese Vorgehensweise können Sie auch bei einer Verkaufsrechnung, -gutschrift oder Servicerechnung oder -gutschrift anwenden und daraus eine zum Standard E-Rechnung konforme XML-Datei erzeugen und versenden.

In der gebuchten Rechnung (oder Gutschrift) kann der Beleg für Ihre E-Rechnung angezeigt werden.

In diesem Beleg sind die notwendigen Informationen für eine zum Standard E-Rechnung konforme E-Rechnung enthalten. Im Feld Dateiname finden Sie die erstellte XML-Datei. Mit der Aktion E-Mail senden können Sie hier auch die E-Mail an den Empfänger versenden.

Hinweis

Falls in einem Beleg eine Kontakt-E-Mail steht, wird die E-Rechnung an diesen Kontakt gesendet. Ansonsten wird die reguläre Debitoren-E-Mail genutzt.

Eine Versandhistorie der E-Rechnung ist im Feld Anzahl gesendet ebenfalls abrufbar.